Si su empresa necesita mejorar la relación con los clientes nuevos y existentes, pero no tiene la infraestructura o el personal adecuado para manejar el proceso de conversación complejo, una buena opción es externalizar los servicios de centros de llamadas entrantes. En este artículo, te mostraremos cómo hacerlo de manera efectiva para optimizar la satisfacción del cliente.

Analiza, registra y mide todo

Debes analizar todo lo que sucede en tu centro de contacto. Hay numerosas llamadas que se reciben y realizan diariamente por tus agentes. Es necesario mantener un registro de todas estas llamadas en varios criterios, como la hora de la llamada, la duración, la naturaleza del llamado, etc. Esta información compilada y registrada adecuadamente deberá ser utilizada para medir el rendimiento general del centro de contacto en distintos segmentos. Los puntos débiles deberán ser identificados y trabajados para mejorar el rendimiento general.

Categoriza las llamadas

Hay muchos tipos de llamadas que serán manejados por tus agentes diariamente. Categorizar las llamadas facilitará su almacenamiento de manera significativa para que puedas referirte a ellas en el futuro. Volver a los mismos registros después de unos meses y buscar información específica sería muy difícil sin una categorización adecuada de las llamadas. Sin embargo, siempre habrá una categoría sin categorizar que podría hacer que el proceso de búsqueda sea un poco complicado. Se sugiere que dejes comentarios y notas adecuadas junto con cada entrada en esta categoría para que buscar información específica en esta categoría sea más fácil.

Dirige las llamadas a los agentes más adecuados

Existen muchas buenas soluciones de enrutamiento de llamadas disponibles en el mercado. Se sugiere que utilices un sistema adecuado de enrutamiento de llamadas que pueda transferir las llamadas a los agentes según el tipo de llamada. Diferentes agentes tienen diferentes especializaciones, por lo tanto, podrán manejar un conjunto particular de llamadas de manera más eficiente que otros. De manera similar, hay varios otros factores que deben ser considerados antes de enviar una llamada a cualquier agente. Ten en cuenta tus necesidades al implementar una solución de enrutamiento de llamadas en tu centro.

Capacita a tus agentes

Sin agentes bien capacitados, no puedes ofrecer servicios adecuados que puedan mantener a los clientes satisfechos. Los agentes deben tener un conocimiento adecuado del proceso y la experiencia relevante en la industria. Lo más importante es que deben ser capacitados según las estrategias más vanguardistas.

Externaliza tus servicios de centros de llamadas

Una buena opción para externalizar tus servicios de centros de llamadas es trabajar con un proveedor de servicios de externalización de procesos empresariales (BPO, por sus siglas en inglés). LinkSolution ofrece una amplia gama de servicios de llamadas entrantes especialmente diseñados para ayudar a cualquier operación empresarial a suavizar el proceso de retención de clientes.

Al trabajar con un proveedor como LinkSolution, podrás externalizar tus servicios de centros de llamadas de manera efectiva, lo que te permitirá concentrarte en las actividades principales de tu empresa. Además, también puedes esperar mejorar la satisfacción del cliente, ya que los proveedores BPO se especializan en proporción trabajando en su capacitación y desarrollo para ofrecer soluciones más efectivas a sus clientes. Además, los centros de llamadas están en constante evolución para mantenerse al día con las últimas tecnologías y herramientas que pueden mejorar la eficiencia y la calidad del servicio.

Sin embargo, no todas las empresas tienen la capacidad o el presupuesto para establecer y mantener un centro de llamadas interno. Es por eso que muchas organizaciones optan por externalizar sus servicios de centros de llamadas entrantes. Al hacerlo, pueden beneficiarse de la experiencia y las herramientas de un proveedor de servicios externo sin tener que invertir en la infraestructura necesaria para mantener un centro de llamadas interno.

Externalizar los servicios de centro de llamadas puede ayudar a las empresas a reducir costos, mejorar la calidad del servicio y aumentar la satisfacción del cliente. Además, puede liberar tiempo y recursos para que las empresas se centren en sus principales competencias y objetivos empresariales.

Conclusión:

En resumen, los centros de llamadas son una parte esencial de cualquier organización que valore la teoría de soporte al cliente. Es necesario tener un equipo altamente eficiente de agentes capacitados para ofrecer cualquier servicio de centro de llamadas, ya sea que incluya servicios de respuesta telefónica, soporte técnico offshore u otros servicios.

Si está buscando optimizar sus servicios de centro de llamadas, es importante analizar, registrar y medir todo para identificar los puntos débiles y trabajar en ellos para mejorar el rendimiento general. También es importante categorizar las llamadas y dirigirlas a los agentes más adecuados a través de un sistema de enrutamiento de llamadas adecuado.

Además, si su organización no tiene la capacidad o el presupuesto para mantener un centro de llamadas interno, puede optar por externalizar los servicios de centro de llamadas entrantes. Al hacerlo, puede beneficiarse de la experiencia y las herramientas de un proveedor de servicios externo y enfocarse en sus principales competencias y objetivos empresariales.

En última instancia, es fundamental que cualquier organización mantenga una buena relación con los clientes nuevos y existentes para lograr el más alto nivel de clientes potenciales. Los centros de llamadas pueden desempeñar un papel importante en este proceso al ofrecer servicios de alta calidad y mantener a los clientes satisfechos.